Flokkun · Skráning · Frágangur
Við tökum að okkur staka verkþætti eða allt ferlið.
Við komum á staðinn og metum stærð, umfang og ástand skjalasafnsins. Við skoðum meðal annars magn skjala, ástand þeirra, hvernig þau eru geymd, hversu mikið þarf að flokka og hreinsa og hvaða vinnu þarf til að ganga frá safninu með fullnægjandi hætti.
Í kjölfarið gerum við verðtilboð fyrir verkefnið.
Þegar samið hefur verið um verkefnið mætum við á staðinn, pökkum skjölunum niður og flytjum í vinnuaðstöðu okkar.
Við leggjum áherslu á að skjöl séu meðhöndluð af varfærni og að rekjanleiki þeirra haldist í gegnum allt ferlið.
Þegar skjalasafnið er komið í hús byrjum við á að fara yfir það og flokkum skjölin með skipulegum og markvissum hætti. Gætt er að innra skipulagi safnsins og upprunareglunni fylgt í hvívetna, en hún felur í sér að upprunalegri röðun skjalanna er haldið óbreyttri en þeim ekki raðað að nýju eftir öðru kerfi.
Góð flokkun skapar yfirsýn yfir safnið og auðveldar frekari skráningu og frágang.
Við förum yfir safnið, tökum skjöl úr möppum, skjalaskápum og öðrum umbúðum og fjarlægjum því næst bréfaklemmur, gúmmíteygjur, plastvasa og annað sem tekur mikið pláss og getur með tímanum skemmt skjölin og þar með haft áhrif á varðveislu þeirra.
Þess er þó ætíð gætt að fjarlægja ekkert sem getur varpað ljósi á upphaflega flokkun eða veitt upplýsingar um skjölin.
Við skráum safnið á skipulegan hátt og eftir viðurkenndum aðferðum þannig að hægt sé að halda utan um uppbyggingu þess og innihald. Safninu er skipt niður í skjalaflokka og efni þess skráð í sérstaka skjalaskrá. Markmiðið er að skapa skýra yfirsýn yfir safnið og tryggja að upplýsingar um skjölin fylgi þeim áfram.
Góð skráning er mikilvægur hluti af því að gera skjalasafn aðgengilegt til framtíðar.
Eftir flokkun, hreinsun og skráningu er safnið sett í viðeigandi varðveisluumbúðir. Við notum sýrufríar skjalaarkir og öskjur sem henta til langtímavarðveislu og leggjum áherslu á vandaðan frágang hvers hluta safnsins.
Markmiðið er að skjölin séu vel varin og tilbúin til langtímavarðveislu við viðeigandi aðstæður.
Í samráði við skjalamyndara sjáum við um samskipti við þá varðveislustofnun sem tekur við skjalasafninu til varðveislu, svo sem Þjóðskjalasafn Íslands eða héraðsskjalasöfn.
Að lokum sjáum við um að flytja fullbúið safnið á viðkomandi varðveislustofnun.
Við getum einnig flokkað, skráð og gengið frá skjalasöfnum sem ekki stendur til að afhenda opinberu skjalasafni og skilað þeim aftur til skjalamyndara.
Við byrjum á því að koma á staðinn og meta safnið. Að því loknu gerum við verðtilboð.