Lög og reglur.

Skjalavarsla og afhending skjala til opinbers skjalasafns er lögbundið verkefni hjá þeim aðilum sem falla undir lög um opinber skjalasöfn.

Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 setja ramma um myndun, vörslu, skráningu, meðferð og afhendingu skjala. Á grundvelli laganna hafa verið settar nánari reglur um meðal annars skjalastjórn, skjalavörslu, flokkun, frágang og afhendingu skjala.

Markmiðið er að tryggja að skjöl sem hafa orðið til í starfsemi afhendingarskyldra aðila séu varðveitt með öruggum og skipulögðum hætti og að þau séu aðgengileg til framtíðar.

Afhendingarskylda samkvæmt lögum nr. 77/2014 tekur meðal annars til ríkisstofnana og annarra aðila innan stjórnsýslu ríkisins, sveitarfélaga og stofnana þeirra, auk ákveðinna sjálfseignarstofnana, sjóða og einkaréttarlegra lögaðila sem sinna opinberum verkefnum eða eru að verulegu leyti í eigu hins opinbera.

Ef vafi leikur á um hvort aðili sé afhendingarskyldur getur Þjóðskjalasafn Íslands tekið ákvörðun um afhendingarskylduna.

Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila.

Afhendingarskyldum aðilum ber að haga skjalastjórn og skjalavörslu samkvæmt þeim reglum sem settar hafa verið á grundvelli laganna og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg.

Jafnframt ber að gera viðeigandi ráðstafanir til að vernda skjöl gegn ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi.

Lögin gera kröfu um að mál sem koma til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum séu skráð með kerfisbundnum hætti og að málsgögn séu varðveitt þannig að þau séu aðgengileg.

Þjóðskjalasafn Íslands setur nánari reglur um meðal annars skjalastjórn, skjalavörslu, skráningu, flokkun og frágang skjala til afhendingar. Þar koma meðal annars inn reglur um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 573/2015.

Samkvæmt lögum nr. 77/2014 skal afhendingarskyldum skjölum skilað til opinbers skjalasafns samkvæmt ákvæðum laganna.

Almenna reglan er að pappírsskjöl séu afhent þegar þau hafa náð 30 ára aldri en rafræn skjöl að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Miðað er við síðustu innfærslu eða síðasta bréf afgreidds máls. Afhendingarfresti getur þó verið breytt í einstökum tilvikum og sérstakar reglur geta gilt um ákveðna flokka skjala.

Þegar skjöl hafa verið afhent opinberu skjalasafni flyst ábyrgð á vörslu þeirra yfir til skjalasafnsins.

Afhendingarskyldir aðilar þurfa að gæta sérstakrar varúðar þegar kemur að eyðingu eða förgun skjala.

Óheimilt er að ónýta eða farga skjölum í skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila nema það sé gert á grundvelli viðeigandi heimildar, samþykktra reglna eða sérstakra lagaákvæða.

Við vinnu við skjalasöfn þarf að gera skýran greinarmun á efni sem er óþarft sem geymsluefni (svo sem plastvösum, bréfaklemmum, teygjum, möppum og aukaeintökum) og skjölum sem kunna að vera varðveisluverð.

Reglurnar gilda um afhendingarskylda aðila og fjalla um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala. Þær eru því sérstaklega mikilvægar þegar verið er að undirbúa pappírsskjalasafn fyrir afhendingu til opinbers skjalasafns.

Við vinnu okkar við skjalasöfn höfum við þessar kröfur að leiðarljósi og leggjum áherslu á að safnið sé flokkað, skráð, hreinsað og frágengið í samræmi við þessar reglur áður en það er tilbúið til afhendingar.

Ef þið eruð afhendingarskyldur aðili getur það verið umfangsmikið verkefni að undirbúa skjalasafn fyrir afhendingu. Það þarf meðal annars að:

• Flokka safnið Koma skipulagi á skjölin og varðveita samhengi þeirra.
• Hreinsa safnið Fjarlægja óhentugt geymsluefni og aukaeintök án þess að skjöl glatist.
• Skrá safnið Tryggja að skjalasafnið sé vel skráð og að innihald þess sé skýrt og rekjanlegt.
• Ganga frá skjölunum Færa skjölin í viðeigandi umbúðir fyrir langtímavarðveislu.
• Undirbúa afhendingu Gera safnið tilbúið til afhendingar til viðeigandi opinbers skjalasafns.

Þetta er einmitt það sem Skjalaskráning getur tekið að sér fyrir ykkur.